/* Start custom CSS for section, class: .elementor-element-d34fc37 */# ATA DE REUNIÃO ## Definição de Regras para Processos de Pagamentos, Documentação Fiscal e Financeira **Data:** 09 de junho de 2026 **Local:** Belo Horizonte – MG ### Participantes Paulo Coelho, Paulo Berbert, Inácia, Rafael Martins, Patrícia, Gabriela, Stefany, Arthur, Leandro Oliveira, Guilherme, Darlei e Vinicius. ### Pauta Alinhamento dos processos contábeis e financeiros da empresa, com definição de regras referentes à contratação de fornecedores, emissão e recebimento de documentos fiscais, reembolsos, prazos para envio de documentação e procedimentos de pagamento. --- # Deliberações Após discussão entre os participantes, ficaram definidas as seguintes diretrizes, que passam a nortear os processos administrativos e financeiros da empresa: ### 1. Reembolso de Pessoa Física com emissão de Nota Fiscal para Pessoa Jurídica Fica proibido o reembolso de despesas realizadas por pessoas físicas mediante apresentação de Nota Fiscal emitida para a empresa. Não serão aceitos reembolsos referentes à aquisição de materiais ou serviços de pequeno valor realizados diretamente pelo pessoal das obras. ### 2. Contratação de Prestadores de Serviços Toda contratação de prestador de serviços deverá seguir o procedimento formal da empresa, compreendendo obrigatoriamente: * realização de orçamento; * coleta da documentação do prestador; * assinatura de contrato. Sempre que possível, deverá ser dada preferência à contratação de empresas (PJ) ou Microempreendedores Individuais (MEI). A contratação direta de pessoa física gera, em média, um custo adicional de aproximadamente 20% em razão dos encargos legais. ### 3. Prazo para Entrega da Documentação Fiscal Todas as Notas Fiscais emitidas dentro de determinado mês deverão ser enviadas à Contabilidade dentro da mesma competência, independentemente da data prevista para pagamento. O envio deverá ocorrer mediante: * inclusão da documentação nas pastas do OneDrive; ou * encaminhamento por e-mail. Notas fiscais não encaminhadas conforme esse procedimento serão recusadas e registradas como operação desconhecida perante a Receita Federal. Caso posteriormente seja constatado que a nota era válida, caberá ao responsável pela contratação solicitar ao fornecedor o cancelamento da nota emitida e sua reemissão na competência vigente, em razão da necessidade de recolhimento das retenções tributárias. A empresa não realizará retificações de declarações fiscais, nem assumirá multas ou juros decorrentes do envio intempestivo da documentação. ### 4. Solicitação de Pagamentos No momento da contratação deverá ser obrigatoriamente informado: * se o fornecedor é Pessoa Física ou Pessoa Jurídica; * que pagamentos via boleto ou PIX ocorrerão somente na semana seguinte à solicitação. O pagamento deverá ser realizado exclusivamente em nome do emitente da Nota Fiscal. ### 5. Cancelamento ou Substituição de Nota Fiscal Sempre que houver necessidade de cancelamento ou substituição de Nota Fiscal, o responsável pela contratação deverá: * solicitar o cancelamento ao fornecedor; * encaminhar à Contabilidade a Nota Fiscal cancelada por e-mail. O pagamento somente será efetuado após: * apresentação do comprovante de cancelamento da nota incorreta; e * emissão da nova Nota Fiscal correta. ### 6. Pagamento das Notas Fiscais Os pagamentos deverão ser realizados exclusivamente para o CNPJ emitente da Nota Fiscal, sendo vedados pagamentos para CPF ou para terceiros. ### 7. Data Limite para Emissão de Notas Fiscais de Serviços As Notas Fiscais de prestação de serviços deverão ser emitidas até o dia **25** de cada mês. Após essa data, a emissão deverá ocorrer somente na competência seguinte. ### 8. Formato dos Documentos Notas Fiscais e boletos deverão ser enviados obrigatoriamente em formato PDF. Não serão aceitos: * fotografias; * documentos ilegíveis; * imagens capturadas por celular. ### 9. Reembolso para Pessoas Jurídicas O reembolso de despesas para Pessoas Jurídicas não faz parte da política da empresa e não constitui prática habitual. Eventuais exceções serão avaliadas individualmente e terão procedimento específico previamente definido, como, por exemplo, despesas de transporte. ### 10. Prazo para Envio de Contas a Pagar Toda documentação destinada ao financeiro deverá ser encaminhada até **quinta-feira, às 12h00**. Quando houver feriado na quinta-feira, o prazo será automaticamente antecipado para **quarta-feira, às 12h00**, sem exceções. O descumprimento desse prazo implicará no processamento do pagamento apenas na semana subsequente. ### 11. Divergência entre Nome da Nota Fiscal e do Boleto Quando houver divergência entre o nome constante na Nota Fiscal e no boleto, deverá ser realizada conferência do CNPJ. Se ambos os documentos estiverem vinculados ao mesmo CNPJ (diferença entre razão social e nome fantasia), o pagamento poderá ser efetuado. Não será permitido o pagamento de boleto pertencente a CNPJ diverso daquele constante na Nota Fiscal. ### 12. Comprovantes de Pagamento Os pagamentos são processados ao longo do dia, podendo ser concluídos até o encerramento do expediente. Dessa forma, solicitações de envio de comprovantes deverão ser realizadas somente no dia útil seguinte ao vencimento. --- # Definições Complementares Também ficou deliberado que: * toda comunicação relacionada a autorizações, esclarecimentos e dúvidas deverá ocorrer exclusivamente por canais formais, como e-mail ou Microsoft Teams; * conversas informais ("conversas de corredor") não serão consideradas como meio oficial de autorização; * será criado um grupo específico no Microsoft Teams para facilitar a comunicação entre a equipe administrativa e as obras; * será realizado treinamento interno sobre a Reforma Tributária para alinhamento dos procedimentos fiscais. --- # Encerramento Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, sendo a presente ata lavrada para registro das decisões tomadas e posteriormente encaminhada aos participantes para ciência e assinatura. --- **Belo Horizonte, 09 de junho de 2026.** ### Assinaturas --- Paulo Coelho --- Paulo Berbert --- Inácia --- Rafael Martins --- Patrícia --- Gabriela --- Stefany --- Arthur --- Leandro Oliveira --- Guilherme --- Darlei --- Vinicius/* End custom CSS */